fbinstagram

Tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/99) 10§:n mukainen tietosuojaseloste

1.Rekisterinpitäjä
ICE ry
Katkeliantie 18
14680 Alvettula
ice(at)icery.fi

2. Rekisterin yhteyshenkilö ja ylläpitäjä
Anniina Jokinen
ICE ry
050 599 5549
anniina(at)icery.fi

3. Rekisterin nimi
ICE ry henkilötietorekisteri

4. Henkilötietorekisterin käyttötarkoitus.
ICE ry kerää ja tallentaa toiminnassaan tarvittavia asiakas-, jäsen-, ja työntekijätietoja.

Kursseille ja muille tunneille ilmoittautuneiden asiakkaiden yhteystiedot kerätään ja tallennetaan laskutukseen ja maksuliikenteen seuraamiseen, sekä seura- ja kurssiasioiden hoitamiseen, kuten:
- Osallistujalistojen laatimiseen vastuuohjaajan käyttöön kurssin toteutumista varten.
- Tiedottamiseen kursseista ja toiminnasta.
- Muuhun sähköiseen viestintään, kuten seuran toiminnan markkinointiin.

Lisäksi tallennamme muita asiakkaan vapaaehtoisesti meille luovuttamia tietoja, jotka liittyvät olennaisesti toimintaamme ja tarjoamiimme palveluihin.

Tietoja käytetään vain ICE ry:n toimintaan liittyvissä asioissa.

5. Rekisterin tietosisältö, eli mitä tietoja tallennamme ja miksi
Kun ilmoittaudut kursseille tai tunneille, tallennamme ICE ry:n omaan rekisteriin seuraavat tiedot:
- Osallistujan nimi
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite

Tallennamme puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi, jotta voimme informoida kursseihin ja tunteihin liittyvistä asioista ja ilmoittaa muutoksista. Käytämme myös sähköpostia laskujen lähettämiseen, mikäli et ole valinnut toimitustavaksi paperilaskua.

Jos olet ilmoittautuessasi liittynyt sähköpostituslistallemme, lähetämme sinulle tietoa tulevista sinulle sopivista kursseita ja seuramme tapahtumista.

Alle 18- vuotiailta tallennamme osallistujan tietojen lisäksi:
- Huoltajan nimi
- Huoltajan puhelinnumero
- Huoltajan sähköpostiosoite
Tallennamme tiedot saadaksemme tarpeen vaatiessa nopeasti yhteyden huoltajaan.

Lasten kursseille osallistujilta tallennamme myös lapsen syntymävuoden, jotta pystymme arvioimaan kurssin ikäjakaumaa ja suunnittelemaan paremmin kaikille sopivaa sisältöä.

Seuran jäseniltä tallennamme nimen, postiosoitteen, puhelinnumeron sekä sähköpostiosoitteen tiedottamista ja tarvittavaa yhteydenpitoa varten.

Seuran työntekijöiltä keräämme henkilö- ja yhteystietojen lisäksi palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnukset ja pankkitiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet, eli miten tiedot kerätään.
Ilmoittautuessasi kurssille täytät nettilomakkeen, jolla tietosi tallentuvat rekisteriin. Lisäksi keräämme yhteystietoja kurssi-ilmoittautumisten ja kurssitoiveiden esittämisen yhteydessä messuilla ja tapahtumissa. Tarvittaessa asiakas voi myös ilmoittaa tietojaan vapaaehtoisesti sähköpostilla tai soittamalla rekisterin ylläpitäjälle. (Tiedot kohdassa 2.)

Muille kuin kurssitoimintaan liittyville tunneille osallistuvilta keräämme henkilö- ja yhteystiedot sähköpostilomakkeella.

7. Henkilötietojesi suojaaminen
Kaikki ICE ry:lle luovuttamasi tiedot ovat luottamuksellisia. Niitä käsittelee vain rekisterinpitäjän hallitus, rekisterin ylläpitäjä, sekä erikseen nimetyt ohjaajat omien kurssilaistensa tai ohjattujen tuntiensa osalta.

Ilmoittautuessasi kurssille nettilomakkeen kautta tiedot lähetetään ICE ry:n sähköpostiin ja lomakkeesta jää kopio palvelimelle. Palvelimelle jäävät kopiot, ICE ry:n sähköpostiin tulleet tiedot, sekä niistä koostetut rekisterit poistetaan aina kurssin loputtua, tai kun kurssimaksu on maksettu, mikäli suoritus ei näy ICE ry:n tilillä kurssin päätyttyä.

Varatessasi meiltä yksityistunteja, räätälöityjä kursseja tai ilmoittautuessasi kauden alussa Jäähelmitunnille, keräämme tiedot sähköpostilla ennen ensimmäistä harjoituskertaa. Tiedot ovat rekisterissämme luisteluvuoden loppuun (maalis-huhtikuulle), tai kunnes viimeisen harjoituskerran maksusuoritus näkyy ICE ry:n tilillä. Tämän jälkeen kaikki muut tiedot, paitsi osallistujan nimi, sähköpostiosoite, sekä tieto mitä palvelua olet meiltä tilannut, säilytetään kolme vuotta. Tämä helpottaa seuraavien kausien tuntien varaamista ja räätälöintiä sinua varten, sekä näihin liittyvää yhteydenpitoa.

Jos olet ilmoittautuessasi liittynyt sähköpostituslistallemme, säilytämme tiedon mille kurssille osallistuit ja sähköpostiosoitteesi toistaiseksi. Tieto osallistumallesi kurssille auttaa meitä tarjoamaan sinulle sopivia kursseja jatkossa.

Paperilla (messuilta ja tapahtumissa) tulleet ilmoittautumiset siirretään viipymättä digitaalisen muotoon ja hävitetään sen jälkeen huolellisesti. Jos joudumme syystä tai toisesta säilyttämään tietoja paperilla, dokumentit säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain tietoja käsittelevillä ICE ry:n henkilöillä.
Jos olet toivonut meiltä kurssia ja jättänyt yhteydenottoa varten tietosi, säilytämme tietojasi enintään kolme vuotta.

Noudattaaksemme pakottavaa lainsäädäntöä, voimme olla velvollisia säilyttämään joitakin asiakastietoja myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen. Esimerkiksi kirjanpitolain nojalla olemme velvollisia säilyttämään asiakkaan laskutustietoja kuusi vuotta kunkin tilikauden päättymisen jälkeen.

Työntekijöiden tietoja säilytämme työntekijän työsopimuksen mukaisesti, tai työsuhteen päättymisen jälkeen lainsäädännön pakottamalla tavalla.

Sähköinen henkilö- ja asiakasrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella.
ICE ry ja palvelintilan tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille, paitsi lainsäädännön tai muiden määräysten niin vaatiessa.

Muussa tapauksessa luovutamme tietoja kolmannelle osapuolelle vain sellaisessa tilanteessa, jos asiakkaan maksu siirtyy perintään. Silloin laskutusta koskevat tiedot luovutetaan perintätoimistolle.

Emme luovuta tietoja ulkopuolisille kaupallisiin tarkoituksiin. Tietoja ei myöskään siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Sinun oikeutesi
Voit milloin tahansa pyytää sinusta tallennetut tiedot nähtäväksi ja tarkasteltavaksi, tehdä korjauspyynnön tietoihisi tai vaatia tietojesi poistamista rekisteristä heti kurssimaksun suorittamisen jälkeen. Ota silloin yhteys rekisterin ylläpitäjään. (Tiedot kohdassa 2.)

Jos olet ilmoittautuessasi antanut meille luvan lähettää sinulle sähköpostia tulevista kursseistamme ja tapahtumistamme, voit poistua postituslistaltamme vastaamalla saamaasi markkinointiviestiin, tai ottamalla suoraan yhteyttä rekisterin ylläpitäjään. (Tiedot kohdassa 2.)

10. Voidaanko tätä tietosuojaselostetta muuttaa?
Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan asiakkaille suoraan sähköpostilla, sekä nettisivujemme Ajankohtaista -osiossa ja Facebooksivuillamme.